Organizacja to podstawa - przynajmniej dla tych, którzy nie potrafią działać efektywnie w chaosie. Ja do takich osób należę, dlatego zawsze starałam się mieć jakiś system zarządzania sobą w czasie. Będąc jeszcze w szkole miałam nigdy-nie-kończącą-się-Listę-Rzeczy-do-Zrobienia. Później od Dawida Allena nauczyłam się wiele na temat podziału zadań zgodnie z metodą GTD, a Edyta Zając pokazał mi stronę Remember The Milk, która pozwoliła uporządkować w jednym miejscu tą stertę pogrupowanych zadań. Brian Tracy wskazał, jak nadawać zadaniom priorytety (i zaczynać ich realizację od "jedzenia żaby), a Pani Swojego Czasu uświadomiła mi, jak ważne jest odpuszczanie (a nawet zapisywanie zadań, których świadomie nie zrobię).
Okazało się, że można prościej.
Życie weryfikowało te metody i okazały się zawodne.
A może to moja podświadomość od każdego rozwiązania znalazła wymówkę? W każdym razie jakoś przestawałam je stosować (a jednej nawet jeszcze nie zaczęłam), bo
- GTD okazała się tak skomplikowana, że cały proces zajmował mi za dużo czasu,
- RTM praktyczne ale ilość zakładek-projektów w jednym miejscu sprawiła, że odechciewało się do nich zaglądać, a energia do działania rozpraszała się po uświadomieniu sobie ile mam do zrobienia
- nadawanie priorytetów (A,B,C,D,E) za radą Briana Tracy'ego sprawiło, że robiąc rzeczy nieprzyjemne na początku traciłam tyle czasu i energii, że do kategorii "C', gdzie zaliczałam rzeczy przyjemne dla siebie, nawet nie dochodziłam. "Zjedzenie żaby" na początku jakoś nie dawało mi satysfakcji.
- zapisywanie rzeczy do odpuszczenia pewne jest słuszne, tylko jakoś go jeszcze nie wdrożyłam, bo mam problem, żeby zaliczyć coś do tej kategorii... ;P
Nie mniej jednak dużo się nauczyłam korzystając z tych rozwiązań. Na szczęście okazało się, że można prościej i skuteczniej.
MiniMaListyczna Lista Zadań
Na chwilę obecną jedynie słusznym, bo praktycznym podziałem zadań do zrobienia jest ten zaprezentowany poniżej. Otóż (odkryłam w końcu, że)
Zadania i pomysły do zrealizowania dzielą się ze względu na czas, o jaki ze sobą rywalizują na trzy kategorie:
1. PILNE - zobowiązania, wydarzenia z określoną datą, deadly lub zadania szczególnie dla nas ważne (np dlatego, że po wykonaniu ich zyskamy coś bardzo cennego, albo nie wykonawszy ich utracimy coś dla niezmiernie istotnego)
2. OCZEKUJĄCE - zadania, których realizacja wymaga jednej czynności bez większego przygotowania np. pozmywać naczynia, przeczytać artykuł, zadzwonić do brata... itp. - po prostu wystarczy "wziąć i zrobić" tu i teraz.
3. PROJEKTY - zadania i pomysły, których zrealizowanie wymaga więcej niż jednej czynności np. napisać artykuł (trzeba zgromadzić materiały, przeczytać je, zrobić notatki, edytować, znaleźć ilustracje, wysłać, wydrukować lub opublikować) albo nadać przesyłkę na poczcie (przygotować pudełko, zapakować przesyłkę, zaadresować, iść na pocztę, kupić znaczek, wysłać). Ukończenie tych zadań wymaga od nas całego bloku czasowego. Do tej kategorii należą także pomysły, inspiracje i wizje, które pojawiły się w naszej głowie, ale jeszcze nie wiemy jak zabrać się do ich realizacji i dopiero musimy tę wiedzę nabyć. Wykonanie zakwalifikowanych tu zadań zwykle wymaga od nas całych bloków czasowych.
Jak korzystać z listy?
Najlepiej każdą kategorię zapisywać na oddzielnej kartce. Zapisywanie ich na jednej podzielonej na 3 kolumny nie ma sensu, ponieważ tempo ich zapełniania i wykreślania jest zupełnie różne.
Lista PROJEKTY
Projektów raczej nie podejmujemy się w wolnej chwili między śniadaniem a wyjściem do pracy. Nie ma się więc co frustrować, przepisując je codziennie z listy na listę, że wciąż widnieją jako niezrealizowane, jeśli przez cały tydzień nie mieliśmy większego bloku czasowego na ich realizację. Martwić należy się jednak wtedy, jeśli od dłuższego czasu nie potrafimy sobie takiego bloku czasowego zorganizować (a czasem nawykowo/podświadomie robimy wszystko, żeby go nie mieć ;) )
Dla każdego PROJEKTU możemy a nawet powinniśmy zrobić osobną listę kolejnych zadań. Listy te trzymamy w innym miejscu (nie z wszystkimi zakładkami jak w RTM) i nie tracimy czasu przeglądając je przy okazji etapu Przeglądania jak u Allena w GTD.
_________________________________________________________________
Idealnym narzędziem do zarządzania zadaniami w ten sposób jest strona i aplikacja TRELLO. Jest darmowa i automatycznie się synchronizuje. Daje możliwość tworzenia oddzielnych stron i zakładek na każdej stronie. Zadania te można swobodnie przesuwać góra dół i pomiędzy zakładkami. A do tego można dodawać do zadań różnych użytkowników i udostępniać strony członkom rodziny lub współpracownikom. Bardzo prosta w obsłudze, intuicyjna i przyjemna z wyglądu. Może napiszę o tym więcej w innym artykule a teraz gorąco polecam!
__________________________________________________________________
Lista OCZEKUJĄCE
Tymi zadaniami możemy żonglować najswobodniej. Zadania z tej listy wykonujemy, kiedy mamy mało czasu lub gdy po prostu musimy (np. wyprasować bluzkę przed wyjściem do pracy). Tu kilka praktycznych zasad:
a) 2 minuty - jeśli zadanie zajmuje mniej niż 2-5 minut (np. odpisać na SMSa) wykonujemy je bez notowania na liście. Jeśli jednak mamy więcej niż 2 takie zadania, to warto je zanotować, bo pamięć bywa ulotna, a zgodnie z tym, co mówi Dawid Allen, umysł, który musi wszystko pamiętać, to umysł przeciążony.
b) grupujemy zadania podobne - jeśli istnieje kilka zadań z tej samej dziedziny życia (np. sprzątanie, maile i telefony, pielęgnacja itp) to lepiej wykonać je jedno po drugim niż przeskakiwać ciągle z roli sprzątaczki do sekretarki, potem znowu sprzątaczki, następnie kosmetyczki i znowu sekretarki. To wydłuża czas działania i demotywuje.
c) uwaga! ponieważ na tej liście najprawdopodobniej zadań będzie najwięcej, może pojawić się pułapka: mając kilka godzin wolnego czasu, zaczynamy wykonywać jedno zadanie po drugim, zamiast skupić się na realizacji projektu. Taka strategia owszem daje przyjemne uczucie odhaczania zadań, ale na dłuższą metę nie prowadzi do samorealizacji. Bo cóż daje nam więcej spełnienia? Wyprasowane bluzki, pozmywane naczynia, odpisane SMSy i maile oraz nałożona maseczka czy może namalowany obraz czy napisana powieść?
Dlatego lepiej z góry założyć: najpierw podejmuję duży projekt, a potem w nagrodę realizuję i odhaczam kilka mniejszych zadań!
Lista PILNE
Tak naprawdę to jest codzienna lista zadań do zrobienia. Najlepiej nie wrzucać tu więcej niż 3 duże do 5 mniejszych zadań. To, przynajmniej w moim przypadku, powoduje stres i rozproszenie, a to z kolei nie sprzyja skutecznej realizacji.
Nie twierdzę oczywiście, że to jedynie słuszny sposób zarządzania sobą w czasie, gdyż każdy musi dostosować narzędzie do własnych potrzeb. W każdym razie dla mnie jest to narzędzie najbardziej praktyczne i łatwe w obsłudze. Nie zastąpi ono samodyscypliny, ale jego przejrzystość zapobiega rozproszeniu i zwiększa motywację. Jednak pamiętajcie! "Kluczem jest działanie" ;)
taka lista jest dobra ;) chyba tak spróbuję do września ;)
OdpowiedzUsuńKoniecznie napisz jak się sprawdziła ;)
UsuńJa też ją wciąż testuję :)