Arkusz Zadań Powtarzalnych
Chyba każdy z nas ma zadania, które wykonuje (albo przynajmniej chce wykonywać) regularnie przynajmniej raz (a nawet kilka razy) w tygodniu. Posprzątać mieszkanie, poćwiczyć, pouczyć się języka, zrobić maseczkę, podlać kwiatki, wyrzucić śmieci, zrobić zakupy, odpisać na maile.
Masz wizję idealnie zorganizowanego tygodnia. Z energią przystępujesz do jej realizacji i... Na pewno zdarza Ci się o czymś zapomnieć. Albo, co gorsze, pamiętasz, ale nie sposób wcisnąć to wszystko w te kilka godzin pomiędzy pracą, jedzeniem i spaniem.
W konsekwencji zrobiłaś zakupy, porządki i poćwiczyłaś, ale zabrakło Ci czasu na zabiegi pielęgnacyjne i relacje ze znajomymi. Nie jesteś zadowolona, więc w kolejnym tygodniu postanawiasz nadrobić te zaległości: odpisujesz na maile, spotykasz się z przyjaciółmi a w weekend robisz długą kąpiel, pedicure, maseczkę, ale zapominasz o systematycznym treningu, nauce hiszpańskiego i zrobieniu prania. Zaległości w sprzątaniu wprawdzie nadgonisz, poświęcając temu więcej czasu, ale zaległości w ćwiczeniach czy nauce już w ten sposób nadrobić się nie da (bo 3,5 godzin ćwiczeń jednego dnia, to nie to samo, co ćwiczenie codziennie przez pół godziny).
Znów nie jesteś z siebie zadowolona, nie wiesz za co się teraz chwycić, a zaległości rosną i tak koło się zamyka. O realizacji własnych pasji nawet nie miałaś czasu pomyśleć... Znasz ten scenariusz?
Ja miałam tak często. Miesiąc temu postanowiłam to zmienić i stworzyłam Arkusz Zadań Powtarzalnych.
1. Zrobiłam listę wszystkich zadań, które wykonuję systematycznie
2. Pogrupowałam je w kategorie:
- Zarządzanie i organizacja
- Internet
- Porządki
- Aktywność ruchowa
- Zabiegi pielęgnacyjne
3. Podzieliłam je na te, które trzeba robić systematycznie i te, które da się nadrobić, jeśli zrobią się zaległości
4. Stworzyłam w Wordzie Arkusz Zadań Powtarzalnych wg wzoru:
- w pierwszej kolumnie DNI TYGODNIA (Pn, Wt, Śr, Cz, Pt, Sb, Ndz)
- w pierwszym wersie określone wcześniej KATEGORIE
- przedostatnia kolumna to CEL DNIA
- ostatnia kolumna to NOTATKI/WDZIĘCZNOŚĆ
 |
| Arkusz Zadań Powtarzalnych - Tygodniowy |
Oczywiście wszystkie te obowiązki można by wpisać do organizera internetowego i ustawić opcje powtarzania zadania co tydzień lub kilka dnia, ale z doświadczenia (nie tylko swojego) wiem, że sam widok długiej lisy zadań odstrasza i zniechęca do jej używania, więc szkoda "zanieczyszczać" ją takimi "mniejszymi" zadaniami, które często i tak przepisujemy z dnia na dzień.
Jak korzystać z arkusza
Teraz najważniejsze: wpisanie zadania na wtorek, nie oznacza, że muszę zrealizować je we wtorek. To tylko propozycja ulokowania go w czasie w dniu, który wydaje mi się najodpowiedniejszy (po uwzględnieniu grafika pracy, poziomu energii w tygodniu, czasu pracy partnera, priorytetów, samodyscypliny itp...).
Jeśli okaże się, że we wtorek musiałam zostać dłużej w pracy, to peeling kawowy zrobię sobie np. w środę.
Może być też odwrotnie - w poniedziałek wyrobię się z wszystkimi zadaniami przed czasem, więc mogę zrealizować zadanie zaplanowane na wtorek lub środę.
Najważniejsze, aby zrealizować je w ciągu 7 dni tygodnia.
Kiedy je zrealizuję - zaznaczam to w odpowiedniej kratce lub przekreślam.
Nie wpisuję do arkusza zadań, które robię codziennie. Te mam na innej liście - Liście Nawyków (którą znajdziesz tutaj). Wyjątek stanowi zmywanie naczyń ponieważ to może (nieoczekiwanie) zrobić za mnie partner (i wtedy mogę sobie odhaczyć zadanie bez angażowania się w nie :D ).
W kolumnie AKTYWNOŚĆ oprócz propozycji treningu na dany dzień uwzględniłam też miejsce na dane rejestrowane przez mój pulsometr (czas trwania treningu, tętno, ilość spalonych kalorii i tkanki tłuszczowej) no i rubryczkę "Rodzaj", bo czasem zamiast Basenu wybiorę się np na Pilates.
Kolumna CEL DNIA - realizacja celów daje w życiu większą satysfakcję, niż rutynowe zadania, które wykonać trzeba. Fajnie się czuję, kiedy wszystkie obowiązki mam wypełnione, ale to nie daje poczucia samorealizacji. Warto o tym pamiętać, zanim dopadnie nas frustracja.
Kolumna NOTATKI/WDZIĘCZNOŚĆ - tu zapisuję, co udało się zrealizować tego dnia, co pozytywnego mi się przytrafiło, z czego jestem zadowolona, za co jestem wdzięczna. To bardzo ważne, aby docenić na czym upłynął nam czas, kiedy nie realizowaliśmy zadań rutynowych - więcej na ten temat w artykule o Zeszycie Wdzięczności ;)
Wnioski
- udało mi się zrealizować więcej zadań, które zwykle przekładałam na później. Świadomość, że nie mogę odłożyć zadania na koniec tygodnia, bo mam tam już odpowiednio dużo zaplanowane ;)
- nie przekładam już za każdym razem porządków nad pielęgnację w imię samodyscypliny, bo w konsekwencji na przyjemności dla ciała i ducha nie starczało mi czasu. Staram się zachować równowagę przeplatając te dwie kategorie.
- w okresie, w którym mam do zrealizowania w określonym czasie jakiś większy projekt (np opanowanie materiału na Egzamin z kursu, na który się zapisałam), przechodzę na Tryb Awaryjny. Odpuszczam wtedy część zadań rutynowych i koncentruję się na nadrzędnym Celu Dnia. Wolę mieć nieogolone nogi lub niepozamiataną podłogę, niż niezdany egzamin ;)
- nie da się zmieścić tego wszystkiego w ciągu tygodnia chodząc jeszcze do pracy. Na szczęście nie trzeba ;)
Arkusz Miesięczny i Kwartalny
Ponieważ Arkusz Tygodniowy dobrze się sprawdza, postanowiłam przygotować też podobne arkusze z zadaniami powtarzalnymi co miesiąc i co porę roku. Powiesiłam je nad biurkiem i uwzględniam spisane w nim zadania podczas planowania czasu w moim Uniwersalnym Organizerze Holistycznym. Zobaczymy, za kilka miesięcy, co z tego wyniknie...
 |
| Arkusz Miesięczny |
 |
| Arkusz Kwartalny |
Zachęcam do wypróbowania mojego sposobu na organizację zadań powtarzalnych. Jeśli masz jakieś pytania lub chcesz się podzielić swoimi doświadczeniami z dziedziny zarządzania sobą w czasie, zachęcam do komentowania.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz