Organizacja czasu "od kuchni" - czyli jak zacząć realizację zadania

Co ma wspólnego ser szwajcarski, salami, pomidor i nakrycie do stołu z organizacją czasu? Okazuje się, że to, co sprawdza się w kuchni, może być pomocne w rozpoczynaniu zadania, do którego od dawna nie mogliśmy się zabrać. W jaki sposób?





Oto kilka strategii, z których korzystam, kiedy dopada mnie prokrastynacja i odwlekam realizację ważnego zadania w nieskończoność. Te proste techniki pozwalają mi trochę oszukać swój umysł i zacząć nawet najbardziej skomplikowany projekt. 

Nakryj do stołu

W zależności od miejsca, w którym będę działać, najpierw muszę je oczyścić. Dzięki temu łatwiej skupić się tylko na jednym zadaniu. Zanim siądę do pracy przy biurku, sprzątam je, aby nic mnie nie rozpraszało. Kiedy pracuję przy komputerze, staram się zamknąć wszystkie niepotrzebne aktualnie programy, foldery i zakładki w przeglądarce. A gdy potrzebuję więcej miejsca (np. gdy robię kartki lub maluję) organizuję sobie przestrzeń na podłodze.  
Następnie, niczym półprodukty w przepisie na pyszne danie, przygotowuję i rozkładam w polu widzenia wszystko, co będzie mi potrzebne do wykonania zadania. Kompletuje potrzebne narzędzia (ołówek, kartka, farby, nożyczki itp) oraz wszelkie materiały (notatki, obrazy, książki, strony internetowe itd), z których mogłabym skorzystać. Dzięki temu nie będę musiała później przerywać pracy, aby szukać tego, kiedy okaże się potrzebne. 
Staram się, aby stanowisko pracy było możliwie najwygodniejsze, ponieważ długo utrzymywana nieergonomiczna pozycja może powodować dyskomfort, a to rozprasza i utrudnia kontynuację działania. 

Metoda plasterków salamii

Zauważyłam, że kiedy mam przed sobą duży i ważny projekt, to samo myślenie o nim już działa na mnie zniechęcająco. Strach, że mu nie podołam powoduje, że odwlekam je i mniej lub bardziej świadomie zaczynam stosować strategię opartą na unikaniu. W takich sytuacjach niezawodne jest dzielenie całego zadania na mniejsze kawałki - niczym plasterki salami. Kolejność tych "podzadań" wypisuję sobie czytelnie na kartce. Świadomość krótszych działań, nie jest już tak odstraszająca. Jeśli mogę coś ogarnąć umysłem, to łatwiej uwierzyć mi, że da się to zrobić. Ten sposób, znany też jako metoda małych kroczków, jest podstawą filozofii Kaizen, o której skuteczności, nie trzeba chyba przekonywać. Z czasem sama świadomość zrealizowania już kilku mniejszych zadań, daje poczucie postępu i motywuje do dalszego działania.

Metoda sera szwajcarskiego

Ten sposób również sprawdza się, gdy zadanie, które przede mną stoi na pierwszy rzut oka zdaje się przerastać moje możliwości oraz gdy sama realizacja nie należy do najprzyjemniejszych zajęć. Metoda ta polega ona planowanym przerywaniu zadania, aby zająć się przez chwilę czymś innym, milszym, łatwiejszym. Po takiej krótkiej przerwie należy niezwłocznie wrócić do punku, w którym się przerwało i z nową energią kontynuować zadanie zasadnicze. Długość czasu pracy pomiędzy przerwami może wyznaczać albo zrealizowanie jednego wyznaczonego wcześniej "podzadania" albo z góry określony blok czasowy, o czym mówi kolejna metoda. 

Metoda Pomodoro

To nazwa prostej metody organizacji czasu, w której wykorzystuje się czasomierz. Zasiadając do działania nastawiam minutnik na 25 minut i nie pozwalam sobie na przerywanie zadania, dopóki nie usłyszę pikania. Kiedy tylko zauważę, że coś odwróciło moją uwagę, niezwłocznie wracam do działania. Po upływie tego czasu ponownie nastawiam minutnik, ale tym razem na 5-10 minut. Jest to czas zasłużonej przerwy, kiedy nie wykonuję zadania, ale odpoczywam, robię krótką gimnastykę, zaparzam herbatkę, przeglądam facebooka itp. Po przerwie znów nastawiam czasomierz na 25 minut i wracam do realizacji zadania. Po czterech takich blokach czasowych wskazane jest zrobienie sobie dłuższej przerwy np. na jedzenie, spacer, drzemkę lub po prostu odreagowanie. 
Oczywiście okres czasu przeznaczony na zadanie, może być ustalony dowolnie, ale najlepiej, gdy nie trwa dłużej niż 45 minut, ponieważ trudno jest tak długo utrzymać koncentrację, przez co wydajność pracy maleje. 
Sekret skuteczności tej metody polega na tym, że o wiele łatwiej zabrać się za zadanie, gdy wiemy, że niezależnie od stopnia jego trudności, będziemy musieli skupić się na nim tylko przez 25 minut a świadomość upływającego czasu działa motywująco. 
Skąd nazwa "pomodoro"? Otóż twórca tej metody - Francesco Crillo - używał minutnika kuchennego w kształcie pomidorka ;)



no i w końcu:

Zjedz tę żabę!

Grafika ze strony: http://blog.friendlysocial.pl/pomodoro-praca-i-odpoczynek-rowna-sie-efektywnosc/