Generalny Przegląd cz. V - Skrzynka e-mail

To jedno z tych miejsc, które nieustannie zapełniają się nowymi informacjami. Niezależnie od tego, jak zaawansowanych opcji by nie miała, zaśmiecona skrzynka mailowa, może okazać się czasochłonna w obsłudze i nieprzydatna. Odpowiednio zarządzana jest z kolei doskonałym narzędziem do szybkiej komunikacji i właściwej archiwizacji. Jak nią zarządzać?

Skrzynka e-mail

Skrzynka e-mail wielu osobom służy jako wirtualne archiwum mieszczące mnóstwo informacji różnych kategorii. Warto i tutaj mieć porządek, aby sprawnie móc korzystać z tego niemalże niezbędnego w obecnych czasach narzędzia. A przede wszystkim po to, żeby w razie potrzeby szybko móc odnaleźć odpowiednią wiadomość. Ja nauczyłam się od Davida Allena i jego Metody GTD stosować takie rozwiązania:

1. Od razu podejmuję decyzję co zrobię z otrzymaną wiadomością.

Opcje są 3:
- usuwam

- odpowiadam (od razu lub oznaczam etykietą "Do odpowiedzi", jeśli odpowiedź natychmiastowa nie jest konieczna bądź wymaga znalezienia jakichś dodatkowych informacji. Ustalam, że np. raz na tydzień w czwartek będę załatwiać oznaczone w ten sposób maile).

- przerzucam do Materiałów Referencyjnych (czyli "do odniesienia się". Powinny się tam znaleźć te wiadomości, które nie wymagają teraz podjęcia jakichkolwiek działań, ale mogą zawierać potencjalnie przydatne informacje dotyczące danych obszarów tematycznych).
Robię to oznaczając mail odpowiednią etykietą.

2. System Etykiet

Korzystam ze skrzynki e-mailowej Gmail. Oprócz etykiet systemowych, które ona oferuje, istnieje także możliwość tworzenia własnych etykiet.

Jeśli dostaję na swoją skrzynkę z różnych źródeł wiadomości, które łączy podobna kategoria (np. Uczelnia, Praca, Gazeta Limanowska, Zdjęcia, Osobiste) tworzę dla nich odpowiednie katalogi. Za każdym razem, kiedy dostanę maila, oznaczam go odpowiednią etykietą. To zajmuje tylko chwilkę, a dzięki temu szybko odnajduję daną informację, kiedy jest mi potrzebna.





Jak tworzyć etykiety na poczcie gmail?

Na pionowej liście po lewej stronie ekranu poniżej etykiet "Odebrane", "Ważne" zjeżdżasz kursorem na sam dół i klikając, w razie potrzeby, na trójkącik obok napisu "Więcej" rozwijasz listę na której, na samym dole znajduje się opcja "Utwórz nową etykietę"

Klikasz w nią i okienku, które się pojawiło wpisujesz daną kategorię. Jeśli uznasz, że zaistniała taka potrzeba, skrzynka Gmail pozwala nawet na tworzenie podkatalogów.

Podkatalogi

Ja dla oszczędności czasu i miejsca stworzyłam 2 katalogi zawierające w sobie kilka podkatalogów:

1. "Biznesowe", gdzie znajdują się wszystkie wiadomości, które związane są z wydawaniem lub zarabianiem pieniędzy (np. Faktury za telefon, Praca, Strony z aukcjami internetowymi, w których biorę udział). Dzięki temu, że są w jednym katalogu, nie przeoczę tych istotnych listów pośród wielu innych etykiet. 

2. "Newslettery", gdzie po rozwinięciu znajduję listę wszystkich etykiet nadawanych mailom systematycznie powiadamiającym o opublikowaniu nowego artykułu na jakiejś stronie, pojawieniu się nowego produktu do kupienia albo atrakcyjnej promocji (np. Rozwojowiec.pl, Coffeclub, DecoBazaar, eNeMeF...). Sa to wiadomości, które dostawać chcemy, ale nie wymagają od nas odpowiedzi. Czytanie ich za każdym razem kiedy się pojawią, to straszna strata czasu i rozpraszanie się, dlatego wiadomości z tego katalogu przeglądam tylko raz w tygodniu w wyznaczony dzień, kiedy nazbiera się ich więcej.

Ważne, żeby wszystkie etykietki należące do jednego katalogu, miały ten sam kolor. Dzięki temu wystarczy jeden rzut oka i już jesteśmy zorientowani w korespondencji :)

Jeśli chcesz mieć porządek na swojej skrzynce mailowej, 

nigdy nie pozostawiaj odebranej wiadomości bez etykiety!

3. Filtry

Jeśli regularnie dostajesz newslettery z tego samego źródła (np. Oriflame, Vinted, Polyvore itp) nie musisz za każdym razem oznaczać go etykietą sam. Skrzynki e-mailowe mają na to sposób. Pozwalają stworzyć filtr, który sam będzie przypisywał wiadomość do odpowiedniej kategorii.


Jak utworzyć filtr na skrzynce Gmail?

Kiedy dostaniesz danego newslettera rozwijasz listę "Więcej" w menu powyżej e-maila na samym końcu po prawej. Wybierasz tam opcje "Filtruj wiadomości tego typu"

W okienku, które się pojawi zaznaczony jest nadawca, od którego wiadomość dostałeś i dla którego chcesz stworzyć filtr. Możesz także stworzyć filtr dla danego tematu lub słowa w treści maila. Kiedy już ustawisz odpowiednie kryteria klikasz w prawym dolnym rogu w opcję "Utwórz filtr na podstawie tych kryteriów wyszukiwania"

Na następnej stronie wybierasz, co ma się stać, gdy pojawi się wiadomość pasująca do tych opcji wyszukiwania.

1. Zastosuj etykietę - wybierasz już gotową etykietkę lub tworzysz potrzebną ci nową etykietę.

2. Archiwizacja - jeśli nie chcesz, aby wiadomość pokazywała się wśród maili przychodzących, bo np. zaburza ci przejrzystość strony, a nie musisz na nią odpowiadać od razu albo wcale, to zaznacz opcję Pomiń folder "Odebrane"

3. Zastosuj do wszystkich - jeśli na twojej skrzynce znajdują się starsze maile od tego nadawcy i chcesz, aby wszystkie trafiły pod tą etykietę, to na samym dole zaznacz opcję "Zastosuj także filtr do pasujących wiadomości..."
Filtr pozwala także na wiele innych możliwości. Sprawdź, czy któraś może okazać się przydatna dla ciebie.
Kliknij "Utwórz filtr" i ciesz się porządkiem na swojej skrzynce :)

Jeśli po utworzeniu danego filtra uznasz, że chciałbyś zmienić ustawione dla niego opcje (np. wolisz jednak, aby wiadomość pokazywała się wśród "Odebranych", to możesz to zrobić w następujący sposób. W prawym górnym rogu ekranu poniżej ikonki twojego profilu znajduje się znaczek koła zębatego. Po kliknięciu w niego rozwija się lista, z której wybierasz "Ustawienia"

Wybierasz z górnego menu zakładkę "Filtry". Szukasz pożądanego filtra i po prawej stronie klikasz w "edytuj". Tam możesz od nowa ustawić wszystkie przydatne ci opcje. 

4. Dysk Google

Jeśli nie chcemy mieć na swojej skrzynce e-mail kilkuset wiadomości, ale nie chcemy ich też usuwać, gdyż zawierają istotne dla nas dokumenty, a ściąganie ich na swój komputer nie wchodzi w grę, mamy jeszcze jedną opcję: możemy zgrać dokument na swój wirtualny dysk, który udostępnia nam Google.

Jak zapisać dokument z maila na wirtualnym dysku Google?

Otwierasz wiadomość z załącznikiem w postaci dajmy na to pliku tekstowego.
Klikasz w "Wyświetl" i w prawym dolnym rogu klikasz w opcję "Zapisz na Dysku". 
Dzięki temu możesz korzystać z tego dokumentu gdziekolwiek będziesz, o ile będziesz miał dostęp do internetu ;)

Polecam!! :)