Kalendarz to podstawa, jeśli chcemy być zorganizowani. To narzędzie, odpowiednio używane, niewątpliwie pomaga zarządzać sobą w czasie. Kalendarze są jednak różne i nie każdy będzie odpowiedni dla każdej osoby. Ja posługuję się kalendarzami odkąd pamiętam i przez ten czas miałam okazję wypróbować kilka zupełnie innych od siebie kalendarzy: kieszonkowe, książkowe, kalendarz w komórce czy kalendarz internetowy. To doświadczenie zaowocowało wnioskiem: Dla mnie najskuteczniejszy w organizacji i planowaniu jest kalendarz z widokiem całego tygodnia.
Przykładowe kalendarze z widokiem tygodnia:
Tradycyjny kalendarz do kupienia w sklepie
Kalendarz Google
Własnoręcznie stworzony plan tygodnia
Dlaczego warto używać kalendarza z widokiem tygodnia?
1. Prosty w obsłudze
Ma formę tabeli, gdzie jedna kolumna to jeden dzień a jedna komórka to jedna godzina. Wpisując konkretne zadania w odpowiednie kratki zamalowuję je w zależności od tego, jak długo ma trwać zadanie i tworzę w ten sposób kolorowe bloki czasowe. Kalendarz uzupełniam systematycznie co tydzień w weekend poprzedzający planowany tydzień. W tygodniu aktualizuję i nanoszę ewentualne poprawki.
2. Przejrzysty i czytelny
Na podręcznej liście zadań na dany dzień zawsze możemy wpisać porę realizacji zadania, ale:
- łatwiej ją przeoczyć wśród zapisanych linijek
- nie dowiadujemy się z niej jak długo potrwa dane zadanie lub za każdym razem tracimy czas na obliczanie ile czasu zostanie do następnego zadania. Możemy oczywiście zapisać przewidywany czas realizacji, ale im więcej dopisków, tym lista staje się mniej czytelna.
- nie zawsze możemy zmieścić kolejne zadanie między 2 zapisane już linijki, jeśli o konieczności jego realizacji o z góry określonej godzinie dowiedzieliśmy się już po wykonaniu takiej listy
Kalendarz z widokiem tygodnia rozwiązuje wszystkie te problemy. Każda godzina ma swoje miejsce, widzimy do której potrwa dane zadanie a dwa sąsiadujące zadania nie mogą na siebie zachodzić.
3. Kolorowy
Dla oznaczenia charakteru danego zadania można używać indywidualnie ustalonych kolorów, np:
czerwony - zajęcia obowiązkowe, narzucone, których, nie da się przełożyć, gdyż można je zrealizować wtedy i tylko wtedy (np. egzamin, godziny pracy)
fioletowy - zajęcia, których godzina jest odgórnie ustalona, ale opuszczenie ich nie wiąże się z nieprzyjemnymi konsekwencjami (np. wykład)
różowy - zadania, które sami chcemy danego dnia realizować. Ich godzinę ustaliliśmy sami i nic się nie stanie, jeśli trzeba będzie je przesunąć (np. trening)
żółty - przyjemności, rozrywka i zadania których wykonywać nie musimy, ale możemy (np. czytanie książki)
zielony - wyjazdy, święta itp.
niebieski - godziny pracy partnera (nie zamalowuję całych komórek, a tylko wąski pionowy pasek na ich brzegu)
Dzięki takim kolorowym oznaczeniom szybko orientuję się, kiedy będę miała więcej wolnego czasu a kiedy więcej obowiązków. Na kiedy zaplanować dodatkowe zadania a kiedy przyda się przyjemny odpoczynek
4. Skuteczniejsze planowanie
Zamalowane kratki pozwalają zobrazować ile czasu w ciągu dnia mam już zagospodarowane. Puste pola pokazują jak dużo mam czasu wolnego i w której części dnia. W ten sposób tworzą się BLOKI CZASOWE. Mając do wykonania cięższe zadania, których realizacja zajmie nam więcej czasu (np. pisanie pracy magisterskiej), dobrze jest zarezerwować sobie na nie taki większy blok. Bez dłuższych przerw i rozpraszaczy, po których trzeba zorientować się na czym skończyliśmy i zmusić się od nowa do koncentracji na zadaniu. Kolumnowe przedstawienie dnia pomaga nam określić miejsce na taki "większy prostokąt" obrazujący to zadanie. Ponadto pozwala się zorientować kiedy mamy jakieś krótsze luki czasowe, dzięki czemu wiem na przykład czy danego dnia zdążę ugotować obiad między zajęciami czy muszę np. zjeść coś gotowego na mieście.
5. Pomaga wyrobić systematykę
Są zajęcia, które, chociażby przez wzgląd na nasz zegar biologiczny, dobrze jest robić zawsze o tej samej porze. Należą do nich m.in. jedzenie i spanie. Samo postanowienie, że będziemy jeść obiad zawsze o 14ej a kłaść się spać zawsze o 23ej to za mało, jeśli wcześniej nie nastawimy się na to, że do tego czasu inne rozpoczęte wcześniej zajęcia muszą już być skończone. Jeśli już na początku tygodnia wpiszemy o stałych porach "śniadanie", "obiad" itd... to planując pozostałe zadania nauczymy się uwzględniać te "przystanki" w ciągu dnia. Kalendarz z widokiem tygodnia pomaga zatem wyrobić sobie pozytywne nawyki. Oczywiście czasami zdarzy się, że np. o 14ej akurat mam zajęcia i nie będę mogła wtedy zjeść obiadu, ale dzięki takiemu kalendarzowi już wcześniej szybko mogę się zorientować czy trzeba będzie zjeść wcześniej czy później.
6. Daje wyobrażenie o całym tygodniu
Kolumnowe rozpisanie dni tygodnia już po jednym krótkim spojrzeniu uświadamia mi jak zapowiada się nadchodzący tydzień. Pokazuje, na który dzień w tygodniu mogę przenieść niezrealizowane zadanie (zamiast przepisywać je z listy na listę zapomniawszy, że przecież kolejny dzień mam już wypełniony po brzegi). Pomaga szybko ustalić pierwszą wolną datę spotkania z przyjaciółmi i zaplanować zasłużony relaks po wyczerpującym tygodniu.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz