Zorganizuj się, to prostsze niż myślisz ;)

Zawsze uważałam, że z natury jestem całkiem zorganizowana, mam wokół siebie jako taki porządek i orientuję się mniej więcej w wszystkich sprawach do załatwienia. Jednak naprawdę efektywny system zarządzania swoim czasem i przestrzenią poznałam dopiero niecałe trzy lata temu. Getting Things Done oraz serwis Remember The Milk towarzyszą mi do dziś. Dlaczego warto z nich korzystać?





Narzędzia te poznałam dzięki znajomej, studiującej wówczas psychologię i fascynującej się zarządzaniem czasem i kreowaniem wizerunku. To dzięki wskazówkom zawartym na jej blogu LifeSkillsAcademy poznałam program GTD Davida Allena (a

później jego książkę "Getting Things Done czyli sztuka bezstresowej efektywności") oraz serwis Remember The Milk. Stosuję je już ponad dwa lata i muszę przyznać, ze dzięki nim życie jest o wiele przyjemniejsze a efekty działań są bardzo wymierne. Mam mniej stresu, więcej energii i teraz z całą pewnością mogę stwierdzić, że świadomie zarządzam swoimi sprawami. Jestem wdzięczna Edycie za jej przelewaną na wirtualny papier pasję i gorąco polecam wszystkim jej rozwojową stronę!!

Po pewnym czasie natknęłam się na jeszcze prostszą do stosowania, ale zupełnie wystarczającą większości osób metodę zarządzania opartą na GTD a mianowicie Zen To Done (ZTD), którą stworzył Leo Babauta. Jej dokładny opis możecie znaleźć tutaj.


Te ponad 2 lata efektywnego zarządzania sobą przyniosły wiele wartościowych doświadczeń. Sam system dopasowałam do swoich potrzeb, bo właśnie o to w tym wszystkim chodzi. Narzędzia te są "elastyczne" i każdy z czasem może wyrobić sobie najwygodniejszą dla siebie metodę. Ja sama zauważyłam korzyści i poznałam pułapki, w jakie można się zapętlić, bo choć sam system jest genialnie przemyślany, to każdy z nas ma swoje ludzkie słabości. Niektóre elementy wdrożyłam do swojego życia już na dobre i nie wyobrażam sobie funkcjonowania bez nich, inne zaś uznałam za bezużyteczne czy wręcz męczące, więc z nich zrezygnowałam.

Obecnie mój system organizacji czasu to połączenie zasad ZTD i GTD. Korzystam z niektórych elementów GTD, które przyswoiłam już wcześniej, ale dążę do upraszczania zgodnie z zasadą ZTD.

Zatem:
I sposób na ZORGANIZOWANIE i PORZĄDEK to metoda GTD lub ZTD

Czym jest dla mnie metoda GTD i dlaczego warto z niej korzystać?

GTD to metoda zarządzania swoim czasem i przestrzenią, to sztuka bezstresowego doprowadzania zadań do końca.
U podstaw tego systemu istnieje założenie, że wszystko, co mamy w głowie obciąża nas. To przeciążenie powoduje zapominanie lub nie wyrabianie na czas z danym zadaniem a przede wszystkim ciągłe uczucie stresu. Żeby zwolnić umysł z konieczności pamiętania o wszystkim, co musimy załatwić, co przyszło nam do głowy, co chcielibyśmy zobaczyć, zrobić, kupić itp a jednocześnie nie zawalić żadnej sprawy, należy ją zapisać i umieścić w odpowiednim miejscu.

GTD składa się z 5 podstawowych elementów:

1. Gromadzenia
2. Analizy
3. Porządkowania
4. Przeglądu
5. Realizacji

Zdaję sobie sprawę z tego, że nie każdy, tak jak perfekcyjny melancholik, jest stworzony do tego, żeby żyć wg systemu organizacji (a niektórzy wręcz lepiej działają w biegu i chaosie, serio!), ale życie wśród ludzi wymaga od nas niejednokrotnie wywiązywania się z zobowiązań wobec innych. Dlatego myślę, że każdy powinien się chociaż zapoznać z tą prostą metodą, jeśli chce się rozwijać i być nieco bardziej zorganizowany.

Podstawowe zasady GTD/ZTD:

1. GROMADZENIE:

- zapisujesz wszystko, co przyjdzie Ci do głowy i o czym musisz pamiętać, wszystko co masz do zrobienia, do kupienia, a nawet wszystkie pomysły, inspiracje, wnioski.
- nie oceniasz tego, co zapisujesz. Na tym etapie tylko zapisujesz - bez wartościowania.
- zapisujesz wszystko w jednym miejscu (lub możliwie jak najmniejszej liczbie miejsc).
- zawsze masz przy sobie notatnik i coś do pisania, notatnik w telefonie, dyktafon
- wszystkie zapiski wrzucasz do Skrzynka Spraw Przychodzących(1) najszybciej, jak to możliwe

(1) Skrzynki Spraw Przychodzących - miejsca, do którego w pierwszej kolejności trafiają wszystkie nowe sprawy. Najczęściej jest to pudełko formatu A4, poczta e-mail, notatnik. Miejsc tych powinno być możliwie jak najmniej.

2. ANALIZA:

- zadajesz kilka podstawowych pytań przy wyciąganiu spraw ze Skrzynki SP.
- w zależności od tego jak szybko zapełnia się Twoja SSP analizujesz jej zawartość raz na tydzień, raz na kilka dni, raz na dzień a nawet parę razy dziennie.

Podstawowe pytania:

 I. Czy sprawa wymaga jakiegoś działania?
A) NIE =>  masz 3 opcje:

• czy mogę wyrzucić to do śmieci?
• czy ta informacja może mi się przydać? (np ulotka z pizzeri)
• czy jest to pomysł, marzenie, inspiracja do realizacji w dalszej przyszłości? 

B) TAK => masz 3 opcje:

• czy to zajmie mniej niż 2 minuty?
• czy muszę zrobić to sam, czy jest ktoś, komu mógłbym to zlecić?
• czy sprawa jest odgórnie ustalona w czasie?

II. Czy zrealizowanie tego zadania wymaga więcej niż jednej czynności? => Projekt(2)


3. PORZĄDKOWANIE:

- przenosisz sprawę do odpowiedniej kategorii (listy/katalogu/segregatora/teczki/zakładki/osoby) w zależności od podjętej decyzji

A) Jeśli sprawa NIE wymaga działania możesz:

• wyrzucić notatkę do śmieci
• przenieś do Archiwum "Do odniesienia się" - jeśli jest to np. ulotka z pizzeri, wizytówka z ważnym numerem, przepis na ciasteczka od cioci, wycinek z gazety, przykładowy zestaw ćwiczeń, inspirujące zdjęcie makijaż lub manicure itp...
• przenieść do katalogu "Może/Kiedyś" - jeśli jest to pomysł, marzenie, inspiracja, którą chciałbyś zrealizować, ale nic się nie stanie, jeśli nie zrobisz tego w najbliższym czasie albo jeszcze nie masz ku temu sposobności (np spis miejsc, które chciałbyś zwiedzić podczas wakacji w Hiszpanii)

B) Jeśli TAK, sprawa wymaga podjęcia działania, masz 3 opcje:

• zrób to od razu - jeśli zajmuje mniej niż 2 minuty
• wydeleguj - jeśli nie musisz zajmować się tym sam i jest ktoś, komu mógłbyś to zlecić
• wpisz do Kalendarza - tylko jeśli sprawa jest odgórnie ustalona w czasie (np. Egzamin z Fizjologii lub wizyta u dentysty) albo przenieś na listę "Sprawy oczekujące" - czyli listę spraw do wykonania w najbliższym wolnym czasie

(2)Projekt - każde zadanie, do zrealizowania którego trzeba podjąć więcej niż jedno działanie. Projekt należy rozpisać wg kolejności zadań do wykonania.

Uwaga! Katalog "Do odniesienia się" powinien mieć alfabetyczny spis wg którego będziesz mógł znaleźć daną informację w razie potrzeby. Tu bardzo przydatne okazują się segregatory. Możesz też założyć odrębny segregator(teczkę) na inspiracje modowe, inny na przykłady treningów, inny na faktury itd...


4. PRZEGLĄD i PLANOWANIE:

- systematycznie przeglądaj SSP i listy zadań i projektów
- nigdy nie odkładaj sprawy z powrotem do skrzynki - podejmuj decyzję co do każdej sprawy, kiedy wyciągniesz ją ze skrzynki!
- na każdy tydzień należy wyznaczyć Kamienie Milowe(3)
- na każdy dzień wypisujesz na bieżąco 3 Najważniejsze Zadania(4)

(3)Kamienie Milowe - zasadnicze zadania, których zrobienie da nam poczucie, że realizujemy w życiu coś istotnego. To one nadają nam kierunek i stanowią priorytet, kiedy nie wiem za co się zabrać.

(4)3 Najważniejsze Zadania Dnia - są one (zazwyczaj) składowymi Kamieni Milowych lub zobowiązaniami, które mamy wobec innych. To one dają nam poczucie, że posuwamy się do przodu w każdym z aktualnie realizowanych projektów.

5. DZIAŁANIE:

- zaczynaj dzień od przejrzenia lub zaplanowania listy 'To-do'
- zacznij od zrobienia przynajmniej jednego z 3 najważniejszych zadań dnia - zrealizowanie go wcześnie, kiedy jesteś wypoczęty i trzeźwo myślisz sprawia satysfakcję, a to dodaje energii do dalszego działania. Chyba nic tak skutecznie nie motywuje, jak poczucie własnej skuteczności ;)
- jeśli niespodziewanie wyskoczy jakieś inne zadanie do wykonania, nie denerwuj się. Przeorganizuj swoją listę i wykonaj to zadanie lub zaplanuj je w czasie. Wszystkiego nie da się przewidzieć, a zmiana pierwotnego planu to nic złego, wręcz przeciwnie - to świadectwo Twojej elastyczności w realizacji planu.
- nie rób dwóch rzeczy na raz! Skup maksimum uwagi na wykonywaniu tylko jednej rzeczy w danym momencie.
- stwórz sobie możliwie najlepsze warunki do pracy (wyłącz rozpraszacze, uporządkuj miejsce pracy, zastosuj zasadę "Złotej godziny", nie zaczynaj głodny)
- nie szukaj wymówki od realizacji zadania, jeśli warunki do pracy nie są jednak idealne - lepiej coś zrobić 2 razy wolniej, niż wcale ;)

Kilka uwag "z doświadczenia":

Wdrożenie w życie systemu organizacji czasu wymaga czasu i ćwiczenia.
Metoda ZTD poszczególne nawyki proponuje wprowadzać stopniowo. Najwyżej 2 na raz.
Jeśli sprawy nie idą tak, jak byś tego chciał, nie denerwuj się i nie zniechęcaj od razu. To nie system jest zły, tylko być może Ty potrzebujesz jeszcze nieco czasu i doświadczenia, żeby w pełni nauczyć się go wykorzystywać. Ja przyznaję, że uczyłam się go przez około rok, modyfikowałam, eksperymentowałam i wciąż są jeszcze elementy, których nie opanowałam.
Elastyczność w zarządzaniu sobą w czasie to właśnie mistrzostwo dobrej organizacji!
Pamiętaj, że system jest po to, żeby Ci pomóc, a nie ograniczać Cię ;)

I najważniejsze! Nie popadaj w skrajności. Dobrze jest być zorganizowanym, ale czasami w naszym życiu potrzebny jest luz i spontan ;)


________________

Aby rozpocząć 1 etap: GROMADZENIE warto zrobić Generalny Przegląd.
To mój kolejny sposób na ZORGANIZOWANIE i PORZĄDEK w 2014r.
O tym jak zrobić GENERALNY PRZEGLĄD już wkrótce :)