Generalny Przegląd - cz. 1 - Materiały papierowe, biuro

"Porządek jest rozmieszczeniem równych i nierównych rzeczy z wyznaczeniem miejsca odpowiedniego dla każdej z nich"

/św. Augustyn/

Najlepszy sposób na ZORGANIZOWANIE i PORZĄDEK to przejrzenie i uprzątnięcie tego, co nas otacza. Zasady takiego Generalnego Przeglądu opisałam tutaj. Ja zaczęłam go od biurka:

1. Biurko, Miejsce pracy

David Allen proces przeglądania i gromadzenia zadań proponuje zacząć od biurka. Zauważa bowiem, że wielu ludzi traktuje tą powierzchnie, jako jedną wielką Skrzynkę Spraw Przychodzących, zarzucając je wszystkim "nowym", co znajdzie się w ich rękach. W takim miejscu nie da się sprawnie pracować. Aby zrobić przestrzeń na biurku przejrzyj więc każdą kartkę czy przedmiot i wyrzuć wszystko, co niepotrzebnie tam zalega. Pozostałe rzeczy odłóż na swoje miejsce lub przenieś do Skrzynki Spraw Przychodzących. Po przeglądzie na biurku mogą znajdować się tylko ładne ozdoby (najwyżej jedna, dwie), podręczny przybornik biurowy (na długopisy, ołówki, spinacze, pineski, karteczki samoprzylepne itp) oraz kalendarz.

2. Szuflady, Szafki

Następne miejsce to szuflady i wnętrza szafek. Czy dokumenty, które tam zastałeś są jakoś pogrupowane, opisane? Jeśli nie, zapisz na kartce, że należy je posegregować, a kartkę włóż do Skrzynki SP. Czy nie wrzuciłeś za drzwiczki szafki jakichś zepsutych sprzętów? Przejrzyj każdą rzecz i podejmij co do niej decyzję.

Ja na swoim biurku mam wielki blok-organizer z wyrywanymi kartkami, na którym znajduje się roczny kalendarz, plan tygodnia oraz miejsce na notatki. Przybory do pisania trzymam w ozdobnym kubku stojącym na rogu obok małego puzderka na spinacze, a większe przybory typu dziurkacz, zszywacz, puste kartki do zapisania oraz zakreślacze mam w szufladzie po lewej stronie. Prawa szuflada mieści Skrzynkę SP, a w szafkach znajdują się zeszyty, ważne dokumenty i małe archiwum.

3. Ściany, Półki, Podłoga

Rozejrzyj się po wszystkich powierzchniach płaskich w swoim otoczeniu. Czy są przejrzyste czy ciasno poupychane? A może to, co się na nich znajduje przedstawia tzw. artystyczny nieład? Czy na tablicy korkowej jest jeszcze wolne miejsce? Czy na półkach nie stoją książki lub katalogi? A może "zdobią" je kurzołapy, których wcale nie chce ci się odkurzać? Czy nie potykasz się o niepotrzebny sprzęt na podłodze? Zapisz, co z tym zrobić, przestaw na swoje miejsce lub wyrzuć!
Pamiętaj, że minimalizm daje poczucie przestrzeni i porządku :)

4. Dokumenty, Faktury, Korespondencja

Uważam, że świetnym rozwiązaniem na uporządkowanie wszelkich tego typu papierów są segregatory. Dają one możliwość skatalogowania wszelkich dokumentów, a pomieszczą ich bardzo dużo. Mają wielką przewagę nad tradycyjnymi teczkami. Opisane zakładki pozwalają na szybkie odnajdywanie tego, co potrzebne. Możliwości są różne - katalogi tematyczne bądź alfabetyczne. Korzystanie z nich jest więc bardzo wygodne, a dzięki różnorodności kolorów i wzorów mogą upiększać wnętrze.
Kilka propozycji możesz podejrzeć u tej zorganizowanej blogerki :)

5. Materiały do nauki

Z doświadczenia wiem, że materiały do nauki przydają się jeszcze przez jakiś czas po skończeniu szkoły. Ja niejednokrotnie wracałam do notatek z biologii bądź chemii z gimnazjum czy z liceum. Odkąd zaczęłam studia materiałów tych znacznie przybyło. Dużo miejsca zajmują znane chyba wszystkim studentom kserówki. Po pierwszym roku podzieliłam je wszystkie według przedmiotów i powkładałam do oddzielnych teczek. Tego porządku trzymam się do dziś. Na razie nie zastanawiam się nad każdą kartką oddzielnie, tylko chowam do odpowiedniej teczki. Za pół roku kończę studia i już nie mogę doczekać się chwili, w której raz na zawszę pozbędę się większości tych materiałów! :)

6. Czasopisma

Niemalże każdy z nas lubi od czasu do czasu poczytać jakąś gazetę. Systematycznie nabywane czasopisma mogą zajmować sporo miejsca. Dobrze, jeśli są chronologicznie poukładane. Moim zdaniem najlepszym miejscem na przechowywanie gazet są kartonowe segregatory. Teraz produkowane są bardzo ładne, wielobarwne i wzorzyste segregatory. Nie są drogie a bardzo ładnie mogą wkomponować się w wystrój wnętrza. Tak jest w przypadku mojego pokoju ;)



A jeśli przechowujesz jakąś gazetę tylko dlatego, że jest w niej wartościowy artykuł - wytnij go lub wyrwij stronę i schowaj do segregatora albo odpowiednio opisanej teczki (jeśli nie masz wolnej teczki, wrzuć wycinek do Skrzynki SP wraz z dopiskiem "kupić kilka teczek" ;) ). Reszta gazety na makulaturę!

7. Książki

Odkąd pamiętam w moim domu było pełno książek. Moja mama pracowała jako bibliotekarka i jednocześnie prowadziła własną księgarnię. Książki darzone były szczególną czcią. Dlatego też, zarówno mojej mamie, jak i mi trudno się z nimi rozstać. Gromadzę więc swoją skromną biblioteczkę, wśród której znaleźć można głównie poradniki wszelkiej maści oraz moje ulubione dramaty Shakespeare'a.

A co znajduje się w twojej biblioteczce? Jeśli są tam bajki z dzieciństwa, do których już nie zaglądasz, może oddaj je jakiemuś dziecku? Niech teraz ono się nimi nacieszy. A może informacje z jakiegoś poradnika już się zdezaktualizowały? Możesz taką książkę oddać do antykwariatu. Masz jeszcze jakieś podręczniki? Możesz je sprzedać. A tymczasem przełóż książki do odpowiedniego pudła lub zapisz, co chcesz z nią zrobić. Nawet ja przyznaję, że w dobie internetu, przetrzymywanie niektórych książek straciło już rację bytu. Pozostałe jednak poukładane mam tematycznie na półce.

Dobre Rozwiązanie: baza "do odniesienia się"

Na pewno podczas przeglądu tych wszystkich materiałów papierowych natknąłeś się na wiele materiałów, które nie wymagają podjęcia żadnego działania, ale mają wartość informacyjną. Mogą to być zapiski, szkice, broszury, reklamy, instrukcje obsługi telefonu, menu pizzerii, wycinki z gazet dotyczące radzenia sobie z plamami, inspirujące obrazki, śmieszne historyjki, mapki z dojazdem do dobrej krawcowej itp. Niewątpliwie chcesz zachować te informacje, aby móc z nich korzystać, gdy zajdzie taka potrzeba. Nie musisz jednak zakładać oddzielnej teczki dla każdej pojedynczej kartki, aby móc ją odszukać w swoim archiwum. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie bazy danych "Do odniesienia się". W moim przypadku jest to duży segregator z tematycznymi przedziałami i mnóstwem pustych koszulek na nowe materiały.

David Allen w książce GTD pisze, że system porządkowania 'spraw do odniesienia się' przybiera dwie formy:

(1) system składania wg tytułów lub obszarów tematycznych

(2) zbiory 'ogólnych spraw do odniesienia się' nie mieszczące się w żadnej ustanowionej podkategorii.

Polecam ci jak najszybsze założenie sobie takiej bazy danych i odkładanie tam wszystkich napływających informacji tego typu. Taki segregator to efektywny i ułatwiający przeglądanie system gromadzenia materiałów papierowych :)